很多单位都有同一种感受：会议材料早就不打印了，会务却一点没轻松。

党组会、董事会议、办公会、专题会一场接一场：会前建会排座、整理材料；会中盯记录、追进度；会后整理纪要、督办落实。

传统无纸化解决了“打印贵、材料乱”，却没让会议本身变轻松。问题到底出在哪？

会议还没开始，桌面上已经看不到一叠纸。

01传无纸化：管住了“材料”，没管住“会议”

传统无纸化会议系统做对了一件事：把通知、签到、文件分发、在线批注、投票表决搬上线，纸省下来了，分发也快了。

但站在会议内容管理的角度看，九个环节的痛点，几乎都指向同一件事——人，还在替流程打工。

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会前：建会、排座、排议程、传资料全靠手工，材料一改全部重来——筹备周期长，会务人员疲于奔命；

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会中：满屏功能找不到入口，触控升降屏远了够不着、近了挤腿——终端成摆设，长会下来腰酸背痛；

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会后：纪要人工整理动辄数小时，决议靠口头交接、手工登记——要点易遗漏，落实难闭环；

全域：文件落地本地难管控，记录分散无检索——敏感信息有泄露风险，经验无法复用。

一句话：材料管住了，会议没管住。

02什么是AI无纸化？一句话说清

AI无纸化 = 在“会议材料不打印、不落地”的基础上，把建会、操作、记录、整理、督办，全部交给AI。

会前：智能体照着原生态会议议程表单建会，自动添加参会人、安排座位、归类议题与材料、发出会议通知；

会中：全程可AI控制，想干什么通过人机交互一句话搞定，发言“边说边成文”、观点与发言人一一对应；

会后：分钟级生成结构化纪要，决议自动归入单位资料库，任务自动分配督办；用自然语言即可跨会议检索历史决策。

会议还是那场会议，“打杂”的活，AI全包了——从“人记人整”，变成“AI代劳、人管决策”。

越是规格高的会议，越经不起低效的流程。

03七大核心能力，按会议节奏排布

会前 · 把准备交给智能体

① 智能体建会：建出与议程表单一模一样的会议，参会、排座、归类、通知全自动；

② 会议智能体：会议预约、议程草案、议题摘要、邀约推送、投票统计、任务督办全流程编排，并通过MCP标准化协议调度OA、日程、考勤等既有系统，多智能体协同。

会前的一切准备，现在可以交给智能体。

会中 · 把操作和记录交给AI

③ 人机交互：所有操作依托智能体，参会人不用熟悉系统，会表达就行，智能体自动反馈；

④ 语音智能转写：高精度语音识别+声纹角色分离，发言边说边成文，支持方言识别，讨论内容完整留痕。

议题、记录、发言，在每位参会人面前同步展开。

会后 · 把整理和复盘交给AI

⑤ AI会议纪要：会后分钟级生成结构化纪要，自动提炼决议、观点分歧与待办事项，支持人工二次修改、线上签批、自动归档；

⑥ 私有化会议知识库：基于RAG技术将历次纪要与议题材料向量化存储，用自然语言跨会议检索历史决策、追溯议题演进脉络。

全程 · 把安全交给体系

⑦ 全链路安全防护：大模型与算力全栈私有化部署，涉密会议数据全程“不出域”；文档下载、编辑均在云端，“文件不落地”；结合等保2.0要求，实现准入、传输、存储、审计、销毁的全生命周期防护。

04一张表看懂：它比传统无纸化强在哪

核心定位：管好“会议材料” → 管好“会议内容与决策”

使用方式：人找功能（预约、签到、批注） → AI辅助（自动纪要、智能督办、随问随答）

会议记录：人工记录、录音存档 → 语音实时转写、角色分离、边说边成文

纪要生成：人工整理，耗时数小时 → 分钟级自动生成结构化纪要

决议落实：手工登记、人工跟办 → 自动提取待办、推送督办、闭环跟踪

知识利用：文件按名检索 → 语义检索、跨会议问答、决策追溯

安全管控：文件落地本地、靠制度约束 → 私有化部署、数据不出域、全程审计留痕

传统无纸化是“把纸变成屏幕”，AI无纸化是“把会议变成资产”。

05落地实景：会议室里看得见的变化

INFREE英飞交付的会议室项目现场：升降终端、电子桌牌、统一面板。

分级布设：秘书席配键鼠一体机，其余席位轻量化配置，体验一致、成本更省。

从“无纸化”到“AI无纸化”，差的不是一块屏幕，而是一整套覆盖“会前—会中—会后”的自动化与决策闭环。

INFREE英飞持续深耕国产无纸化信息化建设，以高性价比方案与可靠落地服务，助力政务、公检法、军工科研、高校等单位落地整洁、高效、省心的智慧会议。

如果你的会议室，也想从“能开会”变成“会开好”，欢迎了解INFREE英飞AI无纸化方案。

INFREE英飞，无纸化会议专家。